Urlaub wann beantragen: Fristen, Rechte und § 7 BUrlG erklärt

Die Frage kommt jedes Jahr im Januar, wenn der Urlaubsplan an der Wand hängt, und im Juli, wenn ein spontanes Wochenende am Meer lockt: Wann muss ich Urlaub beantragen, damit er sicher durchgeht?

Die Antwort ist zweigeteilt. Das Gesetz lässt dir alle Freiheit, der Arbeitgeber darf aber unter bestimmten Bedingungen Nein sagen. Wer die Regeln kennt, stellt den Antrag so, dass die Ablehnung schwer wird.

Hier steht, was im Bundesurlaubsgesetz steht, welche Fristen üblich sind, wann der Chef ablehnen darf, was das Bundesarbeitsgericht zum Verfall entschieden hat und wie du den Antrag formulierst.

Was das Gesetz sagt: § 7 BUrlG

Die zentrale Vorschrift ist § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz. Danach sind bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Ausnahmen gibt es nur, wenn dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.

Eine Antragsfrist steht nicht im Gesetz. Auch eine Form ist nicht vorgeschrieben, ein mündlicher Antrag ist gültig. Aus Beweisgründen ist die schriftliche Form trotzdem sinnvoll, per E-Mail oder über das Zeiterfassungssystem.

Weitere Regeln aus § 7: Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren. Wer Anspruch auf mehr als zwölf Werktage hat, muss einen Urlaubsteil von mindestens zwölf aufeinanderfolgenden Werktagen bekommen, das sind zwei Wochen. Und nach einer medizinischen Vorsorge- oder Rehamaßnahme muss der Urlaub gewährt werden, wenn du das verlangst.

Welche Fristen in der Praxis gelten

Weil das Gesetz schweigt, füllen Betriebe die Lücke selbst. Übliche Regelungen:

• Arbeitsvertrag: Oft steht dort eine Frist wie „vier Wochen vor Urlaubsbeginn“ oder „Jahresurlaub bis 31. März einreichen“.
• Betriebsvereinbarung: In Betrieben mit Betriebsrat sind Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Die Vereinbarung legt dann Fristen und Vorrangregeln fest.
• Tarifvertrag: Manche Tarifverträge enthalten eigene Fristen und Regeln zur Urlaubsplanung.

Diese Regelungen sind für dich verbindlich. Wer die vertragliche Frist versäumt, verliert den Urlaub nicht, verliert aber den Vorrang gegenüber Kollegen, die rechtzeitig waren.

Gibt es keine Regelung, hilft eine Faustregel aus der arbeitsrechtlichen Literatur: Ein schriftlicher Antrag bleibt so lange wirksam, wie du mit einer Antwort rechnen kannst, in der Praxis etwa zehn Tage. Reagiert der Arbeitgeber gar nicht, erlischt der Antrag. Schweigen ist keine Genehmigung.

Wann der Arbeitgeber ablehnen darf

Die Ablehnung braucht einen der beiden Gründe aus § 7 Abs. 1.

Dringende betriebliche Belange sind mehr als „es ist gerade viel zu tun“. Gemeint sind Situationen wie Inventur, Saisonspitzen, Personalmangel durch Krankheitswelle oder ein Großauftrag mit festem Termin. Der Arbeitgeber muss den Grund benennen können.

Vorrangige Wünsche anderer Arbeitnehmer greifen, wenn zwei Kollegen dieselbe Zeit wollen und nur einer gehen kann. Soziale Gesichtspunkte entscheiden dann: schulpflichtige Kinder, der Urlaub des Ehepartners, Betriebszugehörigkeit, wer im Vorjahr zurückstecken musste.

Der DGB weist darauf hin, dass die Entscheidung nicht bis zum letzten Moment hinausgezögert werden darf. Wer wochenlang keine Antwort bekommt, sollte schriftlich nachfragen und eine Frist setzen.

Selbstbeurlaubung: Der teuerste Fehler

Ohne Genehmigung fernzubleiben nennt das Arbeitsrecht Selbstbeurlaubung. Das Bundesarbeitsgericht sieht darin ein Verhalten, das an sich geeignet ist, eine fristlose Kündigung zu rechtfertigen. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber den Antrag unberechtigt abgelehnt oder gar nicht beantwortet hat.

Der richtige Weg bei einer unberechtigten Ablehnung ist der Gang zum Arbeitsgericht, notfalls im Eilverfahren per einstweiliger Verfügung. Darüber kann innerhalb weniger Tage entschieden werden. Der falsche Weg ist der gebuchte Flug.

Verfall: Wann Urlaub verloren geht und wann nicht

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, dann muss er bis 31. März genommen werden.

Seit 2019 gilt diese Regel nur noch eingeschränkt. Das Bundesarbeitsgericht hat am 19.02.2019 (9 AZR 423/16) im Anschluss an den Europäischen Gerichtshof (Urteil vom 06.11.2018, C-684/16) entschieden: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorher konkret aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und klar darauf hingewiesen hat, dass er sonst verfällt. Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Anspruch bestehen und wächst ins nächste Jahr hinein. Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber.

Am 20.12.2022 (9 AZR 266/20) hat das Bundesarbeitsgericht ergänzt, dass auch die dreijährige Verjährung erst mit diesem Hinweis beginnt.

Für die Frage „wann beantragen“ bedeutet das: Wer bis Dezember keinen Hinweis bekommen hat, verliert den Resturlaub nicht automatisch am 31. Dezember. Trotzdem ist es klüger, den Resturlaub im Herbst zu beantragen, bevor alle anderen dieselbe Idee haben.

Wartezeit und Teilurlaub im ersten Jahr

Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach § 4 BUrlG erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. Vorher hast du Anspruch auf Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat. Wer im Juli anfängt, kann also im August schon einen Tag beantragen, den vollen Urlaub aber erst ab Januar.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, das entspricht 20 Arbeitstagen bei fünf Arbeitstagen pro Woche. Tarifverträge und Arbeitsverträge geben meist mehr.

So stellst du den Antrag richtig

• Früh und schriftlich, mit genauem Zeitraum und Anzahl der Urlaubstage.
• Vertragliche und betriebliche Fristen einhalten, das sichert den Vorrang.
• Bei Ferienzeiten die Kollegen absprechen, bevor der Antrag geht. Ein abgestimmter Plan wird selten abgelehnt.
• Die Genehmigung schriftlich geben lassen. Erst dann buchen.
• Bei Ablehnung nach dem Grund fragen und ihn dir nennen lassen.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus muss ich Urlaub beantragen?

Gesetzlich gibt es keine Frist. Vertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag können eine festlegen, oft zwei bis vier Wochen. Ohne Regelung reicht ein Antrag, der dem Arbeitgeber Zeit zur Planung lässt.

Darf ich Urlaub kurzfristig beantragen?

Ja. Der Arbeitgeber darf aber ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen. Bei kurzfristigen Anträgen ist das leichter zu begründen.

Gilt Schweigen des Arbeitgebers als Genehmigung?

Nein. Ohne ausdrückliche Genehmigung ist der Urlaub nicht bewilligt. Wer trotzdem fernbleibt, riskiert die Kündigung.

Muss ich den Jahresurlaub am Jahresanfang planen?

Nur wenn Vertrag oder Betriebsvereinbarung das vorsehen. Viele Betriebe verlangen die Hauptplanung bis Ende März, kürzere Urlaube kannst du später beantragen.

Verfällt mein Urlaub am 31. Dezember?

Nur wenn der Arbeitgeber dich vorher aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen.

Kann der Arbeitgeber Urlaub anordnen?

Betriebsferien sind möglich, in Betrieben mit Betriebsrat nur mit dessen Zustimmung. Ein Teil des Jahresurlaubs muss zur freien Planung bleiben.

Quellen

• Gesetze im Internet: § 7 Bundesurlaubsgesetz
• DGB: Urlaub – Alles, was du wissen musst
• Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16
• Haufe: Urlaub – Erteilung, Urlaubsantrag

Geschrieben von Lena, Redaktion aromohola.de — sie schreibt hier über Reisen, Düfte und Entspannung.

Isabel

Ich bin Isabel, und das Reisen wurde erst als Erwachsene zu meiner Leidenschaft – heute kann ich kaum noch genug davon bekommen. Auf dieser Seite teile ich meine liebsten Reiseziele, spannende Begegnungen und wertvolle Tipps, die euch bei der eigenen Reiseplanung inspirieren und unterstützen sollen.